Windows 11新PCへのデータ・Outlook移行｜アカウント種類で判断

移行の前に「何を・どう移すか」を決める

新しいWindows 11パソコンへの入れ替えでは、最初に移すものを整理しておくと作業がはかどります。元の記事では、移すものを次のように分けています。

• 個人ファイル：ドキュメント、写真、ダウンロード、デスクトップのファイルなど（最優先）
• Outlookのデータ：メール、連絡先、予定表、タスク（アカウントの種類で方法が変わります）
• アプリケーション：原則として再インストールが必要です
• ブラウザの設定：お気に入りやパスワードは、ブラウザの同期機能を使います
• その他の設定：壁紙やプリンターなどは、基本的に新しいPCで設定し直します

移す方法は、主に「OneDriveなどのクラウドを使う」と「外付けHDDやUSBメモリに手動でコピーする」の2つです。PCメーカーの移行ツールがあれば、それを使う方法もあります。

個人ファイルは「OneDrive」か「外付けストレージ」で移す

OneDriveを使う方法

Microsoftアカウントを使っている場合は、OneDriveで移す方法がいちばん手間がかかりません。古いPCでデスクトップ・ドキュメント・ピクチャのバックアップを有効にして、同期が終わるのを待ちます。そのあと新しいPCで同じMicrosoftアカウントにサインインすると、ファイルが同じフォルダにダウンロードされます。

• 利点：手間が少なく、コピー漏れが起きにくい
• 注意点：無料の容量は5GBまで（Microsoft 365の契約者は1TB）。データが多いと同期に数時間かかることがあり、安定したインターネット接続が必要です

外付けストレージを使う方法

インターネットの接続が不安定なときや、OneDriveの容量が足りないときは、外付けHDDや大容量のUSBメモリにユーザーフォルダの中身をコピーして、新しいPCに移します。オフラインで作業でき、大容量のデータをまとめて移すのに向いています。一方で、コピー漏れのおそれがあるため、コピーのあとにいくつかファイルを開いて確かめることがすすめられています。

Outlookは「アカウントの種類」で方法が決まる

Outlookの移行でいちばん大事なのは、最初にアカウントの種類を確かめることです。古いPCのOutlookで「ファイル」→「アカウント設定」を開き、「電子メール」タブの「種類」の欄を見ます。

Exchange・Outlook.com・IMAPの場合

メールや連絡先、予定表の本体はメールサーバーにあります。そのため、新しいPCのOutlookで同じメールアドレスとパスワードを入れてアカウントを設定し直せば、データは自動で同期されます。手作業での移行はほとんど必要ありません。

ただしIMAPの場合、連絡先や予定表を「このコンピューターのみ」のフォルダに保存していると、そのデータはサーバーに同期されていません。その分は個別にエクスポートとインポートをする必要があります。

POPの場合

POPはメールをパソコン本体にダウンロードして保存するしくみのため、データは古いPCの中にしかありません。古いPCでOutlookのデータファイル（.pst）をエクスポートするか、既存の.pstファイルをコピーします。新しいPCでPOPアカウントを設定してから、そのファイルをインポートします。連絡先や予定表は、CSV形式で別にエクスポートしておくと確実です。

アプリとブラウザの扱い

• アプリケーション：Officeを含め、インストールしたソフトは新しいPCで入れ直す必要があります。本体をコピーしても動きません。インストーラーとライセンスキー（プロダクトキーやシリアル番号）を事前に確認しておきましょう。Microsoft 365は、新しいPCでMicrosoftアカウントにサインインするとライセンスが認証されることが多いです。
• ブラウザ：Chrome、Edge、Firefoxなどは、アカウントの同期機能を使うと、お気に入り・パスワード・拡張機能などが引き継がれます。

担当者の視点：複数台を入れ替えるとき

社内で何台もまとめて入れ替えるときは、作業の前に各PCのOutlookのアカウント種類を確かめて、一覧にしておくことをおすすめします。Exchange・Outlook.com・IMAPの台は再設定だけで済みますが、POPの台や、IMAPで「このコンピューターのみ」にデータがある台は、.pstなどの手作業が必要です。あらかじめ分けておくと、作業の時間やデータを移す先を見積もりやすくなります。あわせて、各PCで使っているソフトのインストーラーやライセンスキーも、入れ替えの前にそろえておくと安心です。